Zpracování a ochrana osobních údajů
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ÚČASTNÍKY AKCÍ ASOCIACE NÁKUPNÍCH CENTER ČR, Z.S. A JEJICH ZÁSTUPCE
Jakožto člen asociace, smluvní partner, účastník akce, či jejich zástupce nám v souvislosti s konáním námi organizované akce sdělujete některé své osobní údaje a my tyto osobní údaje shromažďujeme a jinak zpracováváme. V tomto dokumentu naleznete informace o zpracovávání Vašich osobních údajů a právech, která Vám z tohoto zpracovávání plynou v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („Nařízení“).
V případě, že jste podnikající fyzickou osobou, vztahuje se na Vás informace v celém rozsahu. Pokud jste pouze zástupce právnické osoby, vztahuje se na Vás zpracování v rozsahu blíže vymezeném v bodě 2. písmenech a), c) a d)
1. Základní informace o správci osobních údajů
Osobou shromažďující Vaše osobní údaje a jejich správcem je Asociace nákupních center ČR z.s., se sídlem nám. Republiky 1079/1a, 110 00 Praha, IČO: 096 07 439, DIČ: CZ09607439, zapsaná ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. L 73968 (dále také jako „Asociace“ nebo jako „Správce“).
V případě dotazů ohledně Vašich osobních údajů nebo pro uplatnění některých z Vašich dále popsaných práv je možné se obrátit na recepce@anccr.cz.
2. Rozsah, účel, právní důvod a doba zpracovávání osobních údajů
a) Osobní údaje potřebné k plnění smlouvy:
Podnikající FO: jméno, příjmení, adresa, IČ, podpis, e-mail, telefonní číslo
Zástupci PO: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, označení právnické osoby, u které působí
Tyto typy osobních údajů Správce zpracovává za účelem řádného zajištění akce. Jedná se tedy zejména o údaje uváděné ve smluvní dokumentaci (objednávce) a o údaje nezbytné pro plnění vzájemných povinností.
Zpracování těchto osobních údajů pro uvedený účel probíhá po dobu nezbytnou k řádnému konání akce, zpravidla do ukončení akce.
b) Osobní údaje potřebné k plnění zákonných povinností Správce:
jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ, bankovní spojení
Tyto osobní údaje jsou zpracovávány na základě povinností Správce vyplývajících zejména z daňových předpisů, např. z povinnosti archivace účetních dokumentů. Jedná se tedy např. o údaje uváděné na daňových dokladech.
K ukončení zpracovávání této kategorie osobních údajů dochází až po zániku zákonné povinnosti, k jejímuž splnění jsou zpracovávány. Konkrétní doba zpracování je závislá na jednotlivých zákonných povinnostech Správce. Pro daňové účely jsou archivovány příslušné dokumenty po dobu 10 let.
c) Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu Správce
osobní údaje v rozsahu podle bodu 2, písm. a); podobizna či audiovizuální nahrávka
Tři (3) roky od dne konání akce Správce dále zpracovává osobní údaje podle bodu 2 písm. a) na základě svého oprávněného zájmu (zejména uplatňování práv a povinností ze smlouvy, zaslání pozvánky na další ročník a zlepšování kvality konference).
V průběhu konání konference také mohou být pořízeny fotografie či audiovizuální záznamy Vaší osoby. Pokud tyto záznamy pořizuje Správce nebo jím pověřená osoba, činí tak na základě oprávněného zájmu Správce, kterým je propagace akce a Správce jako jejího pořadatele.
d) Osobní údaje potřebné k plnění (mimořádných) zákonných povinností Správce:
osobní údaje nezbytné pro kontrolu podmínek účasti na akci dle krizových nebo mimořádných opatření souvisejících s epidemií nemoci COVID-19
Některá krizová či mimořádná opatření vydávaná orgány veřejné správy mohou ukládat Správci v souvislosti s konáním akce kontrolovat některé osobní údaje (např. informace o prodělaných testech, nemoci apod.) a pří- padně je po přechodnou dobu archivovat. Tyto osobní údaje budou zpracovávány pouze v rozsahu a po dobu stanovenou danými opatřeními.
3. Způsob zpracování osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v listinné a elektronické formě, a to v souladu s pokyny Správce tak, aby k nim měly přístup pouze osoby pověřené naplňováním účelů podle bodu 2. Informace jsou organizačně a technicky chráněny před neoprávněným přístupem či zneužitím.
4. Kdo má k Vašim údajům přístup
K osobním údajům mohou mít přístup i další osoby odlišné od Správce. Jsou to zejména zaměstnanci Správce a dále třetí osoby, které se podílí na plnění smluvních povinností Správce (např. majitel prostoru určeného ke konání konference), nebo Správci poskytují služby související s jeho činností (např. právní služby, správa IT systémů, auditor).
Vaše osobní údaje mohou být také předávány příslušným státním orgánům a dalším osobám v případech, ve kterých to Správci ukládají právní předpisy.
5. Vaše práva
Pokud budete mít v souvislosti se zpracováváním Vašich osobních údajů dotazy či připomínky, informujte nás, prosím, prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v bodu 1. V souvislosti se zpracováváním osobních údajů disponujete těmito právy:
Právo na informace a přístup – máte právo od Správce požadovat potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, informace o: (i) účelu zpracování, (ii) kategoriích dotčených osobních údajů, (iii) dalších příjemcích osobních údajů, (iv) předpokládané době zpracovávání, (v) Vašich právech vůči Správci, (vi) Vašem právu vznést stížnost, (vii) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému zpracovávání, a (viii) v případě předávání údajů mimo prostor evropského hospodářského společenství o zárukách bezpečnosti Vašich údajů.
Právo na přenositelnost – v případě, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro potřeby plnění smlouvy, s Vaším výslovným souhlasem anebo dochází k jejich automatizovanému zpracování, máte právo požadovat jejich strukturovanou, strojově či- telnou kopii a případně i předání jinému správci.
Právo na opravu – máte právo, aby Vaše zpracovávané údaje byly vždy aktuální a přesné. Po Správci můžete požadovat opravu či doplnění jakéhokoliv osobního údaje.
Právo na omezení zpracování – máte právo po Správci požadovat omezení zpracování, pokud: (i) máte za to, že Vaše údaje nejsou přesné, a to do doby, než Správce přesnost údajů prověří; (ii) se zpracování nezakládá na platném právním důvodu, ale nechcete žádat o výmaz osobních údajů; (iii) Správce již údaje nepotřebuje pro vymezené účely, ale vy jejich zpracovávání vyžadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých práv; nebo (iv) jste uplatnil/a své právo na námitky popsané níže.
Právo na výmaz – máte právo po Správci požadovat vymazání jakéhokoliv osobního údaje. Ten ale není povinen této žádosti vyhovět v případech vyjmenovaných v čl. 17 Nařízení, zejména pokud je osobní údaje nadále potřebné zpracovávat pro účely, pro které byly původně shromážděny.
Právo podat námitku – v případě osobních údajů zpracovávaných na základě oprávněného zájmu nebo ve veřejném zájmu máte právo k Správci vznést proti zpracovávání námitku.
Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že dochází k porušování Vašich práv týkajících se osobních údajů, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se stížností.
Verze účinná od 30. 6. 2023.