Zpracování a ochrana osobních údajů

Personal Data Processing and Protection PERSONAL DATA PROCESSING INFORMATION FOR PARTICIPANTS OF EVENTS ORGANIZED BY THE CZECH COUNCIL OF SHOPPING CENTRES AND THEIR REPRESENTATIVES

As an association member, contractual partner, event participant, or their representative, you provide us with certain personal data in connection with the event we organize, and we collect and otherwise process this personal data. This document provides information on the processing of your personal data and the rights you hold as a result of such processing in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data ("Regulation").

If you are a self-employed individual (sole trader), this information applies to you in its entirety. If you are a representative of a legal entity, the processing applies to you to the extent specified in Section 2, subsections (a) and (c).

1. Basic InformationAbout the Personal Data Controller

The entity collecting your personal data and acting as the controller is the Czech Council of Shopping Centres (Asociace nákupních center ČR z.s.), with its registered office at nám. Republiky 1079/1a, 110 00 Prague, Company ID (IČO): 096 07 439, VAT ID (DIČ): CZ09607439, registered in the Register of Associations maintained by the Municipal Court in Prague under file number L 73968 (hereinafter referred to as the "Association" or the "Controller"). For any inquiries regarding your personal data or to exercise any of your rights described below, you may contact us at recepce@anccr.cz.

2. Scope, Purpose, Legal Basis, and Duration of Personal Data Processing

a) Personal data required for contract performance:

Self-employed individuals (sole traders): first name, last name, address, Company ID, signature, email, phone number
Representatives of legal entities: first name, last name, email, phone number, name of the legal entity they represent

The Controller processes these types of personal data to ensure the proper organization of the event. This primarily includes data specified in the contractual documentation (order) and data necessary for the fulfillment of mutual obligations. The processing of this personal data for the specified purpose takes place for the period necessary for the proper conduct of the event, generally until the conclusion of the event.

b) Personal data required to fulfill the Controller's legal obligations: first name, last name, address, Company ID, VAT ID, bank details This personal data is processed based on the Controller's obligations arising primarily from tax regulations, such as the obligation to archive accounting documents. This includes, for example, data stated on tax invoices. The processing of this category of personal data ceases only after the expiration of the legal obligation for which it is processed. The specific retention period depends on the individual legal obligations of the Controller. For tax purposes, the relevant documents are archived for a period of 10 years.

c) Personal data processed based on the Controller's legitimate interest: personal data to the extent specified in Section 2, subsection (a); likeness or audiovisual recording For three (3) years from the date of the event, the Controller further processes personal data pursuant to Section 2, subsection (a) based on its legitimate interest (in particular, the exercise of rights and obligations under the contract, sending invitations to the next edition, and improving the quality of the conference). Photographs or audiovisual recordings of your person may also be taken during the conference. If these recordings are taken by the Controller or a person authorized by them, they do so based on the Controller's legitimate interest, which is the promotion of the event and the Controller as its organizer.

3. Method of Personal Data Processing

Your personal data is processed in physical and electronic form, in accordance with the Controller's instructions, ensuring that only persons authorized to fulfill the purposes set out in Section 2 have access to it. The information is organizationally and technically protected against unauthorized access or misuse.

4. Who Has Access to Your Data

Other persons distinct from the Controller may also have access to personal data. These are, in particular, employees of the Controller and third parties involved in the performance of the Controller's contractual obligations (e.g., the owner of the venue where the conference takes place), or those providing services to the Controller related to its activities (e.g., legal services, IT systems management, auditor). Your personal data may also be transferred to the relevant state authorities and other persons in cases where the Controller is required to do so by legal regulations.

5. Your Rights

If you have any questions or comments regarding the processing of your personal data, please inform us using the contact details provided in Section 1. In connection with the processing of personal data, you have the following rights:

Right to information and access – you have the right to request confirmation from the Controller as to whether your personal data is being processed and, if so, information regarding: (i) the purpose of processing, (ii) the categories of personal data concerned, (iii) other recipients of personal data, (iv) the expected processing period, (v) your rights against the Controller, (vi) your right to lodge a complaint, (vii) whether automated decision-making takes place, and (viii) safeguards for the security of your data in case of transfers outside the European Economic Area.
Right to data portability – if your personal data is processed for the performance of a contract, with your explicit consent, or by automated means, you have the right to request a structured, machine-readable copy thereof and, if applicable, its transfer to another controller.
Right to rectification – you have the right to ensure that your processed data is always up-to-date and accurate. You may request the Controller to correct or supplement any personal data.
Right to restriction of processing – you have the right to request the Controller to restrict processing if: (i) you believe your data is inaccurate, until the Controller verifies its accuracy; (ii) the processing is not based on a valid legal ground but you do not wish to request the erasure of personal data; (iii) the Controller no longer needs the data for the specified purposes but you require it for the establishment, exercise, or defense of legal claims; or (iv) you have exercised your right to object as described below.
Right to erasure – you have the right to request the Controller to erase any personal data. However, the Controller is not obliged to comply with this request in the cases listed in Article 17 of the Regulation, particularly if the personal data is still needed for the purposes for which it was originally collected.
Right to object – in the case of personal data processed based on legitimate interest or in the public interest, you have the right to object to the processing with the Controller.
Right to lodge a complaint – if you believe that your rights regarding personal data are being violated, you can turn to the Office for Personal Data Protection (Úřad pro ochranu osobních údajů) with a complaint.

Version effective as of July 1, 2026.

---

Zpracování a ochrana osobních údajů INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ÚČASTNÍKY AKCÍ ASOCIACE NÁKUPNÍCH CENTER ČR, Z.S. A JEJICH ZÁSTUPCE

Jakožto člen asociace, smluvní partner, účastník akce, či jejich zástupce nám v souvislosti s konáním námi organizované akce sdělujete některé své osobní údaje a my tyto osobní údaje shromažďujeme a jinak zpracováváme. V tomto dokumentu naleznete informace o zpracovávání Vašich osobních údajů a právech, která Vám z tohoto zpracovávání plynou v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („Nařízení“).

V případě, že jste podnikající fyzickou osobou, vztahuje se na Vás informace v celém rozsahu. Pokud jste pouze zástupce právnické osoby, vztahuje se na Vás zpracování v rozsahu blíže vymezeném v bodě 2 písm. a) a c).

1. Základní informace o správci osobních údajů

Osobou shromažďující Vaše osobní údaje a jejich správcem je Asociace nákupních center ČR z.s., se sídlem nám. Republiky 1079/1a, 110 00 Praha, IČO: 096 07 439, DIČ: CZ09607439, zapsaná ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. L 73968 (dále také jako „Asociace“ nebo jako „Správce“). V případě dotazů ohledně Vašich osobních údajů nebo pro uplatnění některých z Vašich dále popsaných práv je možné se obrátit na recepce@anccr.cz.

2. Rozsah, účel, právní důvod a doba zpracovávání osobních údajů

a) Osobní údaje potřebné k plnění smlouvy:

Podnikající FO: jméno, příjmení, adresa, IČ, podpis, e-mail, telefonní číslo
Zástupci PO: jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, označení právnické osoby, u které působí

Tyto typy osobních údajů Správce zpracovává za účelem řádného zajištění akce. Jedná se tedy zejména o údaje uváděné ve smluvní dokumentaci (objednávce) a o údaje nezbytné pro plnění vzájemných povinností. Zpracování těchto osobních údajů pro uvedený účel probíhá po dobu nezbytnou k řádnému konání akce, zpravidla do ukončení akce.

b) Osobní údaje potřebné k plnění zákonných povinností Správce: jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ, bankovní spojení Tyto osobní údaje jsou zpracovávány na základě povinností Správce vyplývajících zejména z daňových předpisů, např. z povinnosti archivace účetních dokumentů. Jedná se tedy např. o údaje uváděné na daňových dokladech. K ukončení zpracovávání této kategorie osobních údajů dochází až po zániku zákonné povinnosti, k jejímuž splnění jsou zpracovávány. Konkrétní doba zpracování je závislá na jednotlivých zákonných povinnostech Správce. Pro daňové účely jsou archivovány příslušné dokumenty po dobu 10 let.

c) Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu Správce: osobní údaje v rozsahu podle bodu 2 písm. a); podobizna či audiovizuální nahrávka Tři (3) roky od dne konání akce Správce dále zpracovává osobní údaje podle bodu 2 písm. a) na základě svého oprávněného zájmu (zejména uplatňování práv a povinností ze smlouvy, zaslání pozvánky na další ročník a zlepšování kvality konference). V průběhu konání konference také mohou být pořízeny fotografie či audiovizuální záznamy Vaší osoby. Pokud tyto záznamy pořizuje Správce nebo jím pověřená osoba, činí tak na základě oprávněného zájmu Správce, kterým je propagace akce a Správce jako jejího pořadatele.

3. Způsob zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v listinné a elektronické formě, a to v souladu s pokyny Správce tak, aby k nim měly přístup pouze osoby pověřené naplňováním účelů podle bodu 2. Informace jsou organizačně a technicky chráněny před neoprávněným přístupem či zneužitím.

4. Kdo má k Vašim údajům přístup

K osobním údajům mohou mít přístup i další osoby odlišné od Správce. Jsou to zejména zaměstnanci Správce a dále třetí osoby, které se podílí na plnění smluvních povinností Správce (např. majitel prostoru určeného ke konání konference), nebo Správci poskytují služby související s jeho činností (např. právní služby, správa IT systémů, auditor). Vaše osobní údaje mohou být také předávány příslušným státním orgánům a dalším osobám v případech, ve kterých to Správci ukládají právní předpisy.

5. Vaše práva

Pokud budete mít v souvislosti se zpracováváním Vašich osobních údajů dotazy či připomínky, informujte nás, prosím, prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v bodu 1. V souvislosti se zpracováváním osobních údajů disponujete těmito právy:

Právo na informace a přístup – máte právo od Správce požadovat potvrzení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, informace o: (i) účelu zpracování, (ii) kategoriích dotčených osobních údajů, (iii) dalších příjemcích osobních údajů, (iv) předpokládané době zpracovávání, (v) Vašich právech vůči Správci, (vi) Vašem právu vznést stížnost, (vii) skutečnosti, zda dochází k automatizovanému zpracovávání, a (viii) v případě předávání údajů mimo prostor Evropského hospodářského prostoru o zárukách bezpečnosti Vašich údajů.
Právo na přenositelnost – in případě, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro potřeby plnění smlouvy, s Vaším výslovným souhlasem anebo dochází k jejich automatizovanému zpracování, máte právo požadovat jejich strukturovanou, strojově čitelnou kopii a případně i předání jinému správci.
Právo na opravu – máte právo, aby Vaše zpracovávané údaje byly vždy aktuální a přesné. Po Správci můžete požadovat opravu či doplnění jakéhokoliv osobního údaje.
Právo na omezení zpracování – máte právo po Správci požadovat omezení zpracování, pokud: (i) máte za to, že Vaše údaje nejsou přesné, a to do doby, než Správce přesnost údajů prověří; (ii) se zpracování nezakládá na platném právním důvodu, ale nechcete žádat o výmaz osobních údajů; (iii) Správce již údaje nepotřebuje pro vymezené účely, ale vy jejich zpracovávání vyžadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých práv; nebo (iv) jste uplatnil/a své právo na námitky popsané níže.
Právo na výmaz – máte právo po Správci požadovat vymazání jakéhokoliv osobního údaje. Ten ale není povinen této žádosti vyhovět v případech vyjmenovaných v čl. 17 Nařízení, zejména pokud je osobní údaje nadále potřebné zpracovávat pro účely, pro které byly původně shromážděny.
Právo podat námitku – v případě osobních údajů zpracovávaných na základě oprávněného zájmu nebo ve veřejném zájmu máte právo k Správci vznést proti zpracovávání námitku.
Právo podat stížnost – pokud se domníváte, že dochází k porušování Vašich práv týkajících se osobních údajů, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se stížností.

Verze účinná od 1. 7. 2026.